PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS QUE REGIRÁ LA CONTRATACIÓN,  MEDIANTE PROCEDIMIENTO ABIERTO, EXPEDIENTE 6000/22-08 DEL SERVICIO DE ORGANIZACIÓN Y NORMALIZACIÓN FÍSICA DE LOS ALMACENES DE LAS UNIDADES PETICIONARIAS, INCLUYENDO LA HERRAMIENTA INFORMATICA PARA GARANTIZAR LA AUTOMATIZACIÓN DEL SUMINISTRO INTERNO  EN EL HOSPITAL V. ALVAREZ BUYLLA, HOSPITAL VALLE DEL NALON Y HOSPITAL UNIVERSITARIO CENTRAL DE ASTURIAS.
1. OBJETO
Contratación del servicio de organización y normalización física de los almacenes de las Unidades peticionarias, incluyendo la herramienta informática necesaria para garantizar la automatización del suministro interno en el Hospital V. Alvarez Buylla, Hospital Valle del Nalón y Hospital Universitario Central de Asturias (HUCA) y su integración con los sistemas de información del Principado de Asturias.
2.- ÁMBITO DE ACTUACIÓN
El ámbito de actuación del servicio de organización física de almacenes de las unidades peticionarias en el Hospital V. Alvarez Buylla, en el Hospital Valle del Nalón y en el Hospital Universitario Central de Asturias (HUCA), son las siguientes:
Hospital V. Alvarez Buylla: Total GFHs

Hospital Valle del Nalón: Total GFHs

Hospital Universitario Central de Asturias: 5 Unidades de Enfermería del Centro de Rehabilitación; Urgencias de Pediatría del Centro Materno Infantil; Urgencias del Centro General; UCI del Centro Materno Infantil; UCI del Centro General y UCI del Hospital General.

La/s Gerencia/s de los hospitales, tendrán potestad para modificar y/o ampliar el número de GFHs afectados por el servicio de normalización y organización descritos, sin aviso previo al contratista durante la ejecución del contrato, en función del criterio asistencial y necesidades del hospital.
3.- DESCRIPCIÓN DE LOS TRABAJOS
Se entenderá como reorganización física de los almacenes de planta la mejora logística de sus instalaciones y reubicación de materiales, identificando las ubicaciones mediante código de barras, la elaboración de catálogos particularizados de materiales para cada unidad peticionaria (GFHs) y la clasificación de los productos almacenables del hospital en dos modelos de reposición:
-	automatizada basada en la actividad del GFH.
-	a demanda, según las necesidades del servicio clínico.
Cualquier pedido de material a demanda, hacia almacén general deberá diferenciarse en origen como almacenable/no almacenable. El concepto de mejora logística debe incluir también la implantación de un sistema informático de gestión de pedidos hacia almacén general que se integre en el ERP corporativo del Servicio de Salud del Principado de Asturias, en adelante SESPA.
4. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO
4.1 Características del modelo logístico
Los hospitales indicados, han decidido ir hacia un modelo logístico en el cual todas las unidades peticionarias deberán tener los mismos criterios de ubicación de artículos utilizando una codificación única por código de barras, residente o accesible desde el propio sistema gestor de pedidos en cada una de las unidades peticionarias y que contemple circuitos normalizados de solicitud de material hacia el almacén general.

Para la realización del proyecto, existen cuatro elementos básicos, que se han de realizar para conseguir la unificación de criterios logísticos:
•	Presentación de los protocolos de organización que permitan organizar y agrupar
los materiales de forma uniforme en todos los almacenes de planta.
•	Adaptación del sistema de identificación a la codificación general del SESPA.
•	Relación de los catálogos de GFH y su actualización con el catálogo único.
•	Implantación de una herramienta de gestión de pedidos internos para todas las
unidades peticionarias.
4.2 Fases
El proceso de mejora logística se dividirá en varias etapas que de forma cronológica se irán desarrollando hasta completar el proyecto.
Definición del modelo
Definir cual va a ser el modelo logístico propuesto para el centro e identificar y aprovechar el equipamiento existente para reorganizar físicamente los almacenes de planta afectados. Cualquier información que afecte al área asistencial, deberá contar con su revisión y aprobación.
Organización y Normalización Física de los Almacenes
El adjudicatario presentará un plan de organización física de los almacenes de GFH para cada hospital, conforme a un calendario preestablecido, que no podrá superar en ningún caso la planificación de un mes. En este plan se explicitarán las actuaciones a llevar a cabo a nivel de catálogos particularizados en cada GFH, clasificación de materiales, los protocolos de organización y soluciones de identificación acordes con el modelo logístico propuesto para cada hospital.
La empresa adjudicataria prestará soporte a los usuarios de cada hospital en cuanto a dudas sobre la nueva organización logística con presencia física diaria durante al menos 4 semanas después inicio del nuevo modelo, para resolver cualquier incidencia operativa que pueda generarse tanto a nivel operativo -identificación de mercancías y procesos-, como a nivel de sistemas de información.
Implantación de las herramientas
Esta fase contempla la puesta en marcha del nuevo sistema logístico a nivel de usuarios con el acceso a la herramienta proporcionada por el adjudicatario. Tendrá en cuenta las modificaciones que hayan podido incorporarse por indicación de los servicios técnicos del SESPA, el(los) proveedor(es) habitual(es) de sus sistemas informáticos, y de los usuarios finales en los centros a partir de la propuesta técnica presentada.
La descripción de las funcionalidades de la herramienta informática debe incluir una explicación detallada de su funcionamiento y las posibilidades de configuración e integración con los sistemas de información del SESPA. Al ser una herramienta que será de uso común para el personal del hospital, se posibilitará una cierta parametrización según criterios del cada centro.

Las principales tareas a desarrollar serán:

•	Definición, diseño, aprobación de los pactos, plantillas y formularios y recarga de
almacenes.
•	Configuración de un sistema de reposición automático mediante código de barras
•	Configuración de la herramienta, para solicitud de material petitorio desde GFHs
hacia almacén en formato electrónico
•	Configuración y parametrización de los dispositivos de código de barras.
Integración
La entidad adjudicataria definirá el modelo de integración en los sistemas de información actuales del SESPA -concretamente con SAP® y el Catálogo Unificado-, así como los flujos de mantenimiento que se deriven del mismo para asegurar su correcta integración y la integridad de los datos en todo momento.
Para el SESPA es fundamental la integración de la herramienta logística en los sistemas de gestión, por este motivo se incluirá un apartado especifico con el modelo de integración propuesto por el adjudicatario, en el que se detallarán al menos:
•	Los circuitos de integración y posibles criterios en el tratamiento de pedidos
internos. Ej. Solicitud de materiales almacenables y no almacenables, analizando
ventajas o inconvenientes de un criterio u otro.
•	Tratamiento de las unidades de despacho del almacén.
•	Acciones a realizar con los pedidos que dejen cantidades de material pendientes de
servir.
En relación con el punto anterior y teniendo en cuenta que el SESPA tiene en marcha un proyecto corporativo en el ámbito logístico-financiero en entorno SAP®, denominado ASTURCON XXI, la empresa adjudicataria garantizará que cualquier información generada desde el aplicativo de gestión de pedidos será totalmente exportable y compatible con ese entorno, en particular y concretamente, deberán integrarse dentro del módulo MM de SAP® los pedidos de material almacenable (módulo de reservas) y los de material no almacenable (módulo de pedidos). Esta compatibilidad se garantizará por la empresa adjudicataria con un desarrollo a medida que deberá adjuntarse en la propuesta para su valoración.
Comunicación y Formación
Se entiende por comunicación del proyecto el conjunto de actuaciones tendentes a dotarle de la publicidad y explicación suficientes ante los usuarios implicados que aseguren la comprensión de sus fases, etapas, funcionamiento, aspectos y todo aquello que pueda difundir las actuaciones del mismo y las problemáticas iniciales y el beneficio final que va a representar el disponer de un nuevo modelo logístico.
En este sentido se realizará una presentación inicial, en la cual se explicará a los usuarios y responsables de los hospitales la motivación, el alcance, la organización y la planificación del mismo estableciendo en qué actividades se van a ver involucrados y las cargas de trabajo que van a asumir. Esta presentación será llevada a cabo de forma conjunta, por personal de la empresa adjudicataria y por los responsables de proyecto de los centros.
Durante todo el proyecto se realizarán sesiones de seguimiento en las que la empresa adjudicataria deberá presentar los avances, incidencias y aspectos a discutir.
La formación de los usuarios se garantizará con un plan de acción aprobado por la Dirección de Gestión de cada hospital en el que se tengan en cuenta los distintos perfiles de usuario: personal de suministros, almacenes, administrativos y asistencial.
4.3	Planificación
El plazo límite para la puesta en marcha del nuevo modelo logístico es de un mes, a contar desde la firma del contrato.
La empresa adjudicataria deberá presentar un Plan de trabajo detallado y Propuesta de Cronograma para la mejora del sistema logístico del centro indicados, 3 días después de la firma del contrato, en el cronograma deberán constar los hitos más relevantes para la ejecución del proyecto, así como la previsión de fechas de conclusión de cada una de las fases.
El cronograma y plan de trabajo será validado y revisado por la dirección de gestión de cada hospital como requisito indispensable para su puesta en marcha.
4.4	Equipo de Proyecto
La empresa adjudicataria deberá proponer un equipo de proyecto que deberá estar compuesto al menos por:
•	Un Director de Proyecto que se encargará de la asignación de recursos, definición y
ejecución del plan propuesto, de las comunicaciones con el SESPA, cada hospital y
el(los) Proveedor(es) habitual(es) de sus sistemas informáticos.
•	Un equipo de profesionales con experiencia probada en las Áreas de Suministros,
Compras, Mantenimiento y Logística de Aprovisionamientos dentro del Sector
Sanitario. Personal operativo con residencia en el Principado de Asturias.
•	Un equipo de soporte Técnico, de al menos dos profesionales, con experiencia
probada en el desarrollo de herramientas y soluciones para la integración de
sistemas informáticos y el alineamiento de catálogos del Sector Sanitario.
•	Por su parte cada hospital nombrará a un Director de Proyecto que servirá como
interlocutor válido con el adjudicatario.

5. HERRAMIENTA INFORMÁTICA
La necesaria herramienta informática de gestión logística deberá reunir como mínimo las características que se describen a continuación:
•	Permitir la gestión de catálogos particularizados por unidad peticionaria
(GFH), incluyendo acceso a la ficha del artículo y sus características logísticas.
•	Ha de ser accesible desde Intranet / Internet. 
•	Deberá ser personalizare a los requerimientos específicos de cada centro.
•	Dispondrá de un módulo de administración, para la gestión de los perfiles y
permisos.
•	Permitirá realizar listados, consultas, generación de documentos pdf, etc.
•	Deberá abarcar soluciones todos los productos sanitarios y no sanitarios de
uso habitual en los hospitales.
La herramienta tiene que ser ágil y rápida en sus procesos, con interfaz intuitiva y entorno amigable para los usuarios y, debe permitir búsquedas y descargas parametrizables en todas las jerarquías establecidas por el SESPA en consonancia con el resto de sistemas de información.
Se requiere además, que la herramienta a utilizar para la gestión logística interna sea adaptable a los posibles cambios que se produzcan por la adopción de estándares propuestos por las distintas organizaciones del sector así como compatible con los sistemas utilizados por las distintas unidades administrativas del SESPA; deberá disponer de un circuito de solicitud de material no almacenable, integrado en la herramienta de pedidos que facilite su recepción y aprobación conforme a las normativas establecidas por el centro amparadas en ISO_9001:2000
6. SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN
La empresa adjudicataria se compromete a guardar estricto secreto respecto a la información manejada, en especial de aquellos datos considerados como especialmente sensibles por la Ley Orgánica de Protección de Datos.
La empresa adjudicataria y el personal encargado de la realización de las diversas tareas, guardarán secreto profesional sobre todas las informaciones, documentos y asuntos a los que tengan acceso o conocimiento durante la vigencia del contrato, estando obligados a no hacer públicos o enajenar cuantos datos conozcan como consecuencia o con ocasión de su ejecución, incluso después de finalizar el plazo contractual.
La documentación, se entregará al adjudicatario para el exclusivo fin de la realización de las tareas objeto de este contrato, quedando prohibido, para el adjudicatario y para el personal encargado de su realización, su reproducción por cualquier medio y la cesión total o parcial a cualquier persona física o jurídica.
El adjudicatario se compromete a no dar información y datos proporcionados por la Administración para cualquier otro uso no previsto en el presente Pliego. En particular, no proporcionará, sin autorización escrita del Organismo, copia de los documentos o datos a terceras personas.

La empresa adjudicataria declarará expresamente que conoce quedar obligada al cumplimiento de lo dispuesto en la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal y se comprometerá explícitamente a formar e informar a su personal en las obligaciones que de tales normas dimanan.
Igualmente serán de aplicación las disposiciones de desarrollo de las normas anteriores que se encuentren en vigor a la adjudicación de este contrato o que puedan estarlo durante su vigencia, y aquellas normas del Reglamento de Medidas de Seguridad, aprobado por R.D. 994/1999 de 11 de junio.

7. DOCUMENTACIÓN A PRESENTAR
7.1. Modelo de Organización y documentación
7.2. Integración con los sistemas de información
7.3. Memoria Técnica del desarrollo de los trabajos: Metodología y programa de trabajo.
7.4. Cronograma de implantación del nuevo modelo de logística interna en el Hospital V. Alvarez Buylla (Mieres), Hospital Valle del Nalón y Hospital Universitario Central de Asturias (Oviedo).

En OVIEDO, a 2 de octubre  de 2.008
EL DIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS
Y FINANCIEROS DEL SERVICIO DE SALUD 
DEL PRINCIPADO DE ASTURIAS 
(P.D. Resolución  12 noviembre 2003.BOPA 23.11.2003)

Manuel Cores Espiñeira